入社時の提出書類

社会保険の手続きや給与計算、労務管理（健康管理を含む。）を行うために、新しく入社する従業員には、様々な書類を提出していただくことになります。




応募時に、すでに履歴書や職務経歴書の提出があれば、入社時には下記の書類の提出が必要になります。

マイナンバーは、雇用保険、健康保険、厚生年金保険の手続きや給与支払報告書作成などの際に必要になります。




基礎年金番号は、健康保険、厚生年金保険の加入手続きなどの際に必要になります。




雇用保険被保険者番号は、雇用保険の手続きなどの際に必要になります。雇用保険被保険者証は、以前雇用保険に加入していれば、もよりのハローワークでいつでも簡単にすぐ再発行していただけます。




源泉徴収票は、所得税の年末調整などの際に必要になります。




給与所得者の扶養控除等（異動）申告書は、毎月の給与から控除する所得税を計算する際に扶養親族の人数などを確認する必要がありますので、必ず提出していただくことになります。




健康保険被扶養者（異動）届は、扶養している親族を健康保険の扶養に入れる場合は、原則、本人（従業員）が会社を経由して日本年金機構に提出することになるため必要になります。




マイナンバーや基礎年金番号、雇用保険被保険者番号は、番号だけでも事務手続きは行えますが、社会保険の手続きや給与計算を確実に行うために極力、根拠のある書類の提出を求めていただいた方がいいと思います。




その他、必要に応じて、健康診断書や身元保証書、住民票記載事項証明書、運転免許証の写し、卒業証明書の写し、資格証明書の写し、秘密保持誓約書などの提出も求めていただけたらと思います。




年金手帳や雇用保険被保険者証など従業員の所有物は、原本を預かるのではなくその写しを提出させた方が保管や返却の手間がなくなりますのでいいと思います。




不必要な個人情報の収集は違法となりますので、ご注意していただけたらと思います。